¿Qué es gratis?
Office Online ofrece Word, Excel, PowerPoint y OneNote, lo mismo que se obtendría con la suite de Office Hogar y Estudiantes 2013. También se puede utilizar Outlook.com para el correo electrónico, en lugar de pagar la licencia de Outlook. Con ellos, cualquier usuario cuenta con el equivalente al Office 2013 Hogar y Empresas sin pagar un céntimo.
Sí es cierto que tienen una funcionalidad limitada en comparación con sus equivalentes de pago. Por ejemplo, si se comparan las versiones para Hogar de Word 2013 y de Word Online son casi idénticas. Puedes copiar, cortar y pegar, cambiar las características de las fuentes, etc.
Hay unas pocas características que pueden faltar, como la opción copiar formato de una sección a otra, o algunas opciones de fuentes, pero tampoco son excesivamente relevantes. Word Online tiene las opciones de formateado de párrafos básicas, como marcar enumeraciones o bullets (viñetas), y la posibilidad de alinear el texto a derecha, izquierda o centrado. Sin embargo, no tiene funciones disponibles en Word 2013, como sombreado, bordes o listas multinivel.
También faltan las pestañas de referencias y correspondencia, para imprimir sobres y etiquetas o gestionar la correspondencia de los documentos Word, pero las aplicaciones móviles gratuitas permiten ver, crear y editar documentos de Office de forma gratuita, y sincronizar los archivos con OneDrive o almacenarlos en Dropbox.
La diferencia real es que Word Online no tiene las pestañas Referencias y Correspondencia. La primera contiene funcionalidades que necesitas para documentos más avanzados, como tabla de contenidos, insertar citas y bibliografía, índices, tabla de autoridades, etc. La segunda te permite imprimir sobres y etiquetas, y combinar la gestión de correo con la impresión de documentos en Word.
Con las apps móviles, los usuarios pueden ver, crear y editar documentos gratis, y sincronizar esos ficheros con Microsoft OneDrive o Dropbox. Sin embargo, sólo los clientes de pago pueden hacer cosas como seguimiento de cambios o aceptación de cambios o formatear el texto en columnas.
¿Qué no es gratis?
Si necesitas más capacidades que las básicas de crear y editar documentos, las apps gratuitas de Office Online no son una buena opción para ti. Tener acceso a funcionalidades más avanzadas requiere que inviertas en una suite de Microsoft Office, y una buena forma es con una suscripción a Office 365. Lo tienes en varias modalidades, Office 365 Personal, Office 365 Hogar y diferentes planes para empresas.
En conclusión
Las aplicaciones de Office Online son suficientes para la mayoría de la gente, ya que Word, Excel, PowerPoint y OneNote cubren las necesidades básicas de uso de una suite de Office, si le sumas Outlook.com. Las apps móviles gratuitas de Office también tienen sus capacidades limitadas pero, con ellas, los usuarios pueden crear, ver y editar ficheros, e incluyen las funcionalidades básicas que utilizan la mayor parte ellos.
Si necesitas Access o Publisher, por ejemplo, Office Online tampoco te sirve. Entonces tendrías que comprar Office Professional 2013, o suscribirte a Office 365, que viene con los derechos para instalarlo en múltiples máquinas. Y si quieres hacer cosas como cambiar la orientación de un documento, insertar saltos de sección, u otras funciones avanzadas desde un tablet o smartphone, también necesitarás Office 365.
Al final, sabiendo esto, tienes que preguntarte realmente para qué quieres las suites de Office, ver las funcionalidades que te interesan, y en función de eso, decidir cuál es tu opción.
